Gestión documental
Gestión Documental : “Del Macroproyecto al Quick-Win”
Se dice que quien mucho abarca poco aprieta, el mundo de la gestión documental no es una excepción, y la tendencia ha sido precisamente esta, se han marcado un objetivo tan ambicioso que roza la utopía:
“Integrar en un solo sistema la gestión de todos los documentos de la empresa” atropellando a su paso años de experiencia, sistemas de información más o menos elegantes pero de eficacia contrastada y sobretodo la cultura y costumbres de las personas. Planteado así, los proyectos resultan costosos, distractivos, de larga implementación, rentabilidad difícilmente medible y con alto riesgo de rechazo.
Adicionalmente, las macro-herramientas de gestión integral de documentos, incluyen tecnologías de varios fabricantes de software, por lo que el comprador paga un sobrecoste, en muchos casos desorbitado, por acudir a un eslabón inferior de la cadena comercial. Como alternativa a esta visión totémica, nuestra apuesta es abordar las distintas áreas de mejora en micro-proyectos, los “Quick-Wins”. La idea es listarlos y valorar la relación beneficio/coste de los mismos para establecer el orden de actuación.
Esta tendencia a aislar los problemas podría parecer una visión miope que nos abocara al aislamiento del resto sistemas de información existentes y futuros, la realidad es muy distinta:
Lo que realmente estamos construyendo son las piezas de un “mecano” donde cada una tiene su misión claramente delimitada y que empleando estándares ( véase: Adobe PDF como soporte grafico y XML como soporte para los datos identificativos o metadatos) seremos capaces de comunicarnos con el resto del ecosistema informacional, y de sustituir sin perjuicio a las demás piezas cuando una de ellas se torne obsoleta.
Quick-Wins comunes:
- Crear un archivo digital buscable ( tipo google) a partir de documentación en papel y/o ficheros ofimáticos.
- Crear un sistema de archivo digital centralizado para los documentos relevantes a nivel de empresa ( ej: expedientes de sus clientes, material de marketing ).
- Introducir los datos de las facturas recibidas el sistema de gestión mediante la digitalización y lectura artificial ( OCR ), y archivarlas digitalmente.
- Diseñar los formularios físicos para garantizar la calidad de la lectura automática de los datos una vez digitalizados.
- Sustituir los formularios físicos por digitales siempre que sea posible.
- Sustituir el papel de FAX tanto para envío como recepción, por documentos digitales.
- Emitir facturas digitales normalizadas a los proveedores.
- Tratar con la administración telemáticamente.
- Digitalizar el correo postal entrante y distribuirlo digitalmente.
Le proponemos un ejercicio para detectar estas áreas de mejora y más importante, valorar su coste: hable con su gente, pregúnteles por las tareas administrativas que más tediosas les resultan y el tiempo que le dedican al mes, sume esas horas y multiplique por su coste/hora, la sorpresa esta garantizada.
http://www.inteDocs.com
Fuente: Infonomía
Se dice que quien mucho abarca poco aprieta, el mundo de la gestión documental no es una excepción, y la tendencia ha sido precisamente esta, se han marcado un objetivo tan ambicioso que roza la utopía:
“Integrar en un solo sistema la gestión de todos los documentos de la empresa” atropellando a su paso años de experiencia, sistemas de información más o menos elegantes pero de eficacia contrastada y sobretodo la cultura y costumbres de las personas. Planteado así, los proyectos resultan costosos, distractivos, de larga implementación, rentabilidad difícilmente medible y con alto riesgo de rechazo.
Adicionalmente, las macro-herramientas de gestión integral de documentos, incluyen tecnologías de varios fabricantes de software, por lo que el comprador paga un sobrecoste, en muchos casos desorbitado, por acudir a un eslabón inferior de la cadena comercial. Como alternativa a esta visión totémica, nuestra apuesta es abordar las distintas áreas de mejora en micro-proyectos, los “Quick-Wins”. La idea es listarlos y valorar la relación beneficio/coste de los mismos para establecer el orden de actuación.
Esta tendencia a aislar los problemas podría parecer una visión miope que nos abocara al aislamiento del resto sistemas de información existentes y futuros, la realidad es muy distinta:
Lo que realmente estamos construyendo son las piezas de un “mecano” donde cada una tiene su misión claramente delimitada y que empleando estándares ( véase: Adobe PDF como soporte grafico y XML como soporte para los datos identificativos o metadatos) seremos capaces de comunicarnos con el resto del ecosistema informacional, y de sustituir sin perjuicio a las demás piezas cuando una de ellas se torne obsoleta.
Quick-Wins comunes:
- Crear un archivo digital buscable ( tipo google) a partir de documentación en papel y/o ficheros ofimáticos.
- Crear un sistema de archivo digital centralizado para los documentos relevantes a nivel de empresa ( ej: expedientes de sus clientes, material de marketing ).
- Introducir los datos de las facturas recibidas el sistema de gestión mediante la digitalización y lectura artificial ( OCR ), y archivarlas digitalmente.
- Diseñar los formularios físicos para garantizar la calidad de la lectura automática de los datos una vez digitalizados.
- Sustituir los formularios físicos por digitales siempre que sea posible.
- Sustituir el papel de FAX tanto para envío como recepción, por documentos digitales.
- Emitir facturas digitales normalizadas a los proveedores.
- Tratar con la administración telemáticamente.
- Digitalizar el correo postal entrante y distribuirlo digitalmente.
Le proponemos un ejercicio para detectar estas áreas de mejora y más importante, valorar su coste: hable con su gente, pregúnteles por las tareas administrativas que más tediosas les resultan y el tiempo que le dedican al mes, sume esas horas y multiplique por su coste/hora, la sorpresa esta garantizada.
http://www.inteDocs.com
Fuente: Infonomía
posted by Oskywalker at
11:28 PM
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